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USE CASES

Was lässt sich in Ihrem Unternehmen automatisieren?

Konkrete Beispiele, wie sich wiederkehrende Arbeit reduzieren, bestehende Systeme verbinden und Geschäftsprozesse mit KI sinnvoll unterstützen lassen.

Von der ersten Kundenanfrage bis zum Reporting: Viele Prozesse bestehen aus manueller Dateneingabe und Informationen, die zwischen Systemen verschoben werden müssen.

Prozess prüfen lassen →Use Cases entdecken

BESTEHENDE SYSTEME, SINNVOLL VERBUNDEN

WebsiteCRMAufgabe
E-MailProzessKalender
DokumenteReportingTeam

VOR DEM ERSTEN WORKFLOW

Automatisierung beginnt nicht mit einem Tool.

Bevor eine Lösung gebaut wird, muss verstanden werden, wie ein Prozess heute tatsächlich funktioniert. Welche Software ist vorhanden? Wo werden Daten mehrfach eingegeben? Welche Schritte wiederholen sich? Und wo braucht es weiterhin einen Menschen?

Go Action Circuit analysiert diese Abläufe und prüft anschliessend, welche Schritte sich sinnvoll automatisieren oder mit KI unterstützen lassen.

KONKRETE ANWENDUNGSFÄLLE

Weniger Routine. Klarere nächste Schritte.

Jeder Ablauf wird auf Ihr Unternehmen, Ihre Daten und Ihre bestehenden Systeme abgestimmt.

01

E-Mail-Eingang

Typisches ProblemKundenanfragen, Bestellungen und interne Nachrichten landen in verschiedenen Postfächern und müssen manuell gelesen, weitergeleitet und erfasst werden.

HEUTE

  1. E-Mail lesen
  2. Anliegen einordnen
  3. Daten übertragen
  4. Aufgabe erstellen
  5. weiterleiten oder antworten

AUTOMATISIERT

  1. Inhalt erkennen
  2. Daten extrahieren
  3. Kontakt oder Vorgang aktualisieren
  4. Aufgabe erstellen
  5. Antwortentwurf vorbereiten

NutzenWeniger manuelle Sortierung, schnellere Reaktion und weniger verlorene Anfragen.

E-MailCRMHelpdeskAufgabenKalender
02

Leads bearbeiten

Typisches ProblemNeue Leads kommen über Website, Portale, E-Mail oder Kampagnen und werden nicht immer schnell und konsistent bearbeitet.

HEUTE

  1. Daten prüfen
  2. CRM-Eintrag erstellen
  3. Zuständigkeit suchen
  4. Priorität festlegen
  5. Follow-up planen

AUTOMATISIERT

  1. Daten ergänzen und prüfen
  2. Lead kategorisieren
  3. CRM aktualisieren
  4. Verantwortliche Person informieren
  5. Follow-up vorbereiten

NutzenSchnellere Bearbeitung und einheitlicher Vertriebsprozess.

Website-FormulareCRME-MailKalenderAufgaben
03

Angebote erstellen

Typisches ProblemViele Offerten bestehen aus wiederkehrenden Informationen, Preisen, Leistungsbausteinen und manueller Dateneingabe.

HEUTE

  1. Kundendaten suchen
  2. Anforderungen zusammenfassen
  3. Leistungen auswählen
  4. Preise eintragen
  5. formatieren und versenden

AUTOMATISIERT

  1. Kundendaten übernehmen
  2. Anforderungen strukturieren
  3. Leistungsbausteine vorschlagen
  4. Angebot vorbereiten
  5. prüfen und freigeben

NutzenWeniger administrative Arbeit und konsistentere Angebote.

CRMAngebotssoftwareDokumenteE-MailE-Signatur
04

Support vorsortieren

Typisches ProblemDringende Anliegen, einfache Fragen und komplexe Fälle landen im gleichen Eingang.

AUTOMATISIERT

  1. Anfrage analysieren
  2. Thema erkennen
  3. Priorität festlegen
  4. Kundendaten zuordnen
  5. Antwort vorbereiten oder zustellen

NutzenSchnellere Bearbeitung und klarere Priorisierung.

E-MailHelpdeskCRMWissensbasis
05

CRM aktuell halten

Typisches ProblemCRM-Systeme verlieren schnell ihren Wert, wenn Kontakte, Aktivitäten und Statusänderungen manuell eingetragen werden müssen.

AUTOMATISIERT

  1. E-Mail oder Meeting erkennen
  2. relevante Informationen erfassen
  3. Kontakt aktualisieren
  4. Aktivität speichern
  5. nächste Aufgabe erstellen

NutzenAktuellere Daten ohne zusätzliche Administration.

CRME-MailKalenderAufgaben
06

Dokumente verarbeiten

Typisches ProblemRechnungen, Verträge, Formulare oder Bestellungen enthalten Informationen, die oft manuell übertragen werden.

AUTOMATISIERT

  1. Dokumenttyp erkennen
  2. Daten extrahieren
  3. Informationen prüfen
  4. strukturiert abspeichern
  5. verantwortliche Person informieren

NutzenWeniger manuelle Dateneingabe und bessere Datenqualität.

E-MailDokumenteBuchhaltungCRMCloud-Speicher
07

Termine & Follow-ups

Typisches ProblemRückrufe, Erinnerungen und Nachfassaktionen werden vergessen oder müssen einzeln geplant werden.

AUTOMATISIERT

  1. Ereignis oder Statusänderung erkennen
  2. Follow-up-Regel prüfen
  3. Aufgabe oder Termin erstellen
  4. Erinnerung senden
  5. nach Ablauf erneut prüfen

NutzenWeniger vergessene Kontakte und konsistentere Abläufe.

CRMKalenderE-MailAufgaben
08

Reporting

Typisches ProblemKennzahlen liegen in mehreren Systemen und müssen regelmässig manuell zusammengesucht werden.

AUTOMATISIERT

  1. Daten aus Quellen abrufen
  2. Informationen zusammenführen
  3. Kennzahlen berechnen
  4. Dashboard aktualisieren
  5. Auffälligkeiten markieren

NutzenWeniger manuelle Reporting-Arbeit und aktuellere Entscheidungsgrundlagen.

CRMBuchhaltungAnalyticsTabellenDashboard
09

Marketing-Workflows

Typisches ProblemMarketingprozesse bestehen aus vielen kleinen Schritten zwischen Content, Kampagnen, Leads, Freigaben und Reporting.

AUTOMATISIERT

  1. Briefing vorbereiten
  2. Freigaben koordinieren
  3. Kampagnendaten sammeln
  4. Leads ans CRM übergeben
  5. wiederkehrende Aufgaben erstellen

NutzenWeniger operative Koordination und konsistentere Prozesse.

ContentE-MailCRMAnalyticsAufgaben
10

Kunden-Onboarding

Typisches ProblemNach einem Vertragsabschluss müssen zahlreiche Aufgaben gestartet und Informationen angefordert werden.

HEUTE

  1. Willkommensmail senden
  2. Unterlagen anfordern
  3. Projekt erstellen
  4. Aufgaben verteilen
  5. Termine planen

AUTOMATISIERT

  1. Deal-Status löst Workflow aus
  2. Projekt und Checkliste anlegen
  3. Unterlagen anfordern
  4. interne Aufgaben verteilen
  5. Termine vorbereiten

NutzenSchnellerer Projektstart und weniger vergessene Schritte.

CRMProjektmanagementE-MailKalenderCloud-Speicher
11

Interne Wissenssuche

Typisches ProblemWichtige Informationen liegen verteilt in Dokumenten, E-Mails, Wikis und anderen Systemen.

AUTOMATISIERT

  1. Frage in natürlicher Sprache
  2. freigegebene Quellen durchsuchen
  3. relevante Inhalte auswählen
  4. Antwort mit Quellen vorbereiten
  5. Zugriffsrechte berücksichtigen

NutzenWeniger Suchaufwand und schnellerer Zugriff auf internes Wissen.

DokumenteWikiE-MailCloud-Speicher

VERBINDUNG STATT INSSELLÖSUNG

Oft fehlt nicht die Software. Es fehlt die Verbindung.

Viele Unternehmen nutzen bereits CRM, E-Mail, Buchhaltung, Projektmanagement, Kalender und Formulare. Das Problem entsteht häufig zwischen diesen Systemen: Informationen werden kopiert, Daten mehrfach gepflegt und ein Status löst keinen Prozess im nächsten System aus.

Go Action Circuit prüft, wie sich Ihre bestehende Software sinnvoll verbinden lässt.

Website-AnfrageCRMQualifizierungAufgabeTerminAngebotFollow-upReporting

POTENZIAL ERKENNEN

Nicht jeder Prozess sollte automatisiert werden.

Wir priorisieren Abläufe mit realistischem Nutzen – und lassen bewusst Raum für Erfahrung, persönliche Gespräche und komplexe Entscheidungen.

01

Wiederholung

Der gleiche Ablauf passiert regelmässig.

02

Klare Regeln

Es ist meistens klar, welcher Schritt als Nächstes folgt.

03

Manuelle Übertragungen

Daten werden zwischen Programmen kopiert.

04

Administrativer Aufwand

Routinearbeit bindet viel Zeit im Team.

05

Fehler oder Verzögerungen

Manuelle Schritte führen regelmässig zu Problemen.

VOM PROZESS ZUR LÖSUNG

Vom Geschäftsprozess zur funktionierenden Automation.

  1. 1

    Prozess verstehen

    Wir erfassen, wie der Ablauf heute tatsächlich funktioniert.

  2. 2

    Systeme prüfen

    Wir analysieren vorhandene Software, Datenquellen und Schnittstellen.

  3. 3

    Potenzial priorisieren

    Nicht alles wird automatisiert. Wir konzentrieren uns auf realistischen Nutzen.

  4. 4

    Lösung umsetzen

    Die Systeme werden verbunden und der neue Ablauf getestet.

  5. 5

    Weiter verbessern

    Nach dem Start prüfen wir, wo der Prozess noch einfacher oder zuverlässiger wird.

ERSTER SCHRITT

Welcher Prozess kostet Sie jede Woche unnötig Zeit?

Beschreiben Sie uns einen wiederkehrenden Ablauf. Wir prüfen, welche Schritte automatisiert werden können und welche besser weiterhin von Menschen erledigt werden.

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